Образец сопроводительного письма

Деловые письма — это различные по содержанию и назначению документы, которые используются для общения между организациями, структурными подразделениями внутри организаций, клиентами и партнерами. Они передают адресатам различную информацию, включая уведомления, предупреждения и напоминания.

Обмен деловыми письмами — вид деловой переписки, требующий аккуратности в произношении и написании письма, поскольку для деловых писем не существует четко определенного формата, что влияет на общее впечатление получателя от письма. сформированное. Тем не менее существуют стандарты написания деловых писем.

Кроме того, письмо должно включать в себя ряд требований.

В любом типе письма текст должен быть кратким, легко читаемым и передавать ясную и точную информацию.

В зависимости от информации, содержащейся в письме, можно рассмотреть следующие варианты

• Информация — информирует получателя о чем-либо.
• Вложение — когда в дополнение к письму получателю отправляются другие документы,
• Уведомление — получатель извещает отправителя о получении пакета (документа, посылки, денежного перевода и т. д.).
• Гарантия — когда получатель подтверждает выполнение взятого на себя обязательства. Данный вид делового письма имеет юридическую силу. Информация, содержащаяся в нем, должна быть изложена четко и без двусмысленностей. Кроме того, в отличие от всех остальных видов деловых писем, гарантийное письмо заверяется директорами и бухгалтером и скрепляется печатью компании.
• Сообщение — до сведения получателя доводятся события, представляющие интерес для него.
• Приглашения — получатели информируются о публичных мероприятиях, таких как конференции, семинары и конкурсы. Затем их приглашают принять участие в них,

Это основной тип делового письма. Существует множество типов, в зависимости от предоставляемой информации.

• Запрос — посылает организации запрос на получение информации.
• Запрос — просьба побудить к выполнению ранее достигнутой договоренности.
• Письменный ответ на вопрос, просьбу или предложение.
• Действия, направленные на сообщение о несоответствиях в исполнении контракта. Его цель — побудить получателя к выплате компенсации.
• Приветствия, отправляемые в официальных праздничных ситуациях, таких как значительные события в жизни компании или ее администрации,
• Спасибо — может быть адресовано компании или ее сотрудникам, или человеку, в ответ на какое-то действие, имеющее положительный результат,
• Просьба — один из самых распространенных видов делового письма. Во многих случаях необходимо выразить просьбу о чем-либо в ходе деятельности компании,

Как правило, в деловых письмах затрагивается только одна тема. Одному из адресатов отправляется столько писем, сколько проблем необходимо решить. Многие вопросы можно объединить в одном письме только в том случае, если они связаны друг с другом.

На некоторые виды профессиональных писем, такие как приглашения и информационные письма, можно не отвечать. Однако есть и такие виды писем, для которых установлены крайние сроки ответа. В основном это касается государственных служб.

Бланк служебного письма

Служебные письма оформляются на бланке ведомства, специально предназначенном для этого вида корреспонденции. Также они разрабатываются и утверждаются специальными службами, в частных компаниях и малом бизнесе — сотрудниками, в государственных структурах — сотрудниками и утверждаются директорами.

На профессиональном бланке обязательно должна быть указана следующая информация

• Название компании (организации, предприятия),
• Отдел, в который направляется письмо,
• Местонахождение лица, направляющего письмо/ Полное имя лица/
• Адрес получателя,
• Дата, номер отправления письма и, если это ответное письмо, номер и дата документа, на котором написан ответ,
• Заголовок, написанный одной фразой. Если письмо короткое, заголовок не требуется.

Сигнал об исполнении, решение и подпись администрации также относятся к обязательной информации в письме.

Необходимые «номера исходящих и входящих документов» заносятся в календарь исходящей и входящей корреспонденции.

Для писем с небольшим объемом текста (не более восьми строк) допустим формат А5.

Как оформить служебное письмо

При написании профессиональных писем необходимо обратить внимание на следующие моменты.

• Оно должно быть создано на фирменном бланке,
• Бланк должен содержать все элементы организации.

Готовое к отправке письмо должно содержать все основные сведения. Дата, номер отправления, адресат, заголовок, сам текст, указание приложений, необходимые подписи и, возможно, печать. Информация, необходимая в официальном письме, также включает в себя пометки о договорах и резолюциях.

• В организации, куда направляется письмо, после его оформления оно скрепляется печатью и запиской, направленной для подшивки.
• Правильно оформленное письмо подписывается сотрудником,
• Вся информация в письме должна быть точной.
• Профессиональные письма составляются в двух экземплярах, один из которых отправляется, а другой остается в организации.

Тип письма определяется в зависимости от содержащейся в нем информации, письмо-напоминание и т. д.

Шаблон служебного письма

Профессиональное письмо может быть создано в соответствии со следующими критериями.

• В центре формы находятся элементы организации.
• {пробел} Справа расположены реквизиты получателя.
• В центре формы поверните «Уважаемый» или «Дорогой», чтобы обратиться к получателю,
• Изложение причины написания письма,
• Изложение событий, мероприятий, заявлений и т. д.
• Предложения, вытекающие из предыдущего пункта,
• Подпись подписавшего и монография.

Текст официального письма должен быть кратким, понятным и содержать подлинные события.

Как написать служебное письмо

• Прежде всего необходимо определить цель, для которой пишется письмо.
• Определите тип письма и,
• Сформулируйте свои мысли просто и ясно,
• Четко определите, какого поведения вы ожидаете от письма, {пробел},

Вы также должны сообщить получателю, насколько срочным является ваше письмо. В случае срочности предпочтительнее отправить письмо заказным или электронным способом.