До недавнего времени календари для записи маршрутных билетов были обязательны для компаний и частных предпринимателей, являющихся пользователями корпоративного транспорта. Однако с марта 2023 года совет изменил этот порядок. В чем заключаются эти изменения? Где можно получить бланки журналов и в каком формате они должны храниться?
Форма дневника учета проездных билетовЭкспертные проверкиПример формы дневника проездного билетаЭкспертные проверки
Изменения в правилах ведения путевых листов с марта 2023 года
Требования к вводу и учету проездных билетов регулярно меняются. Следующие изменения в законодательстве начнут действовать с 1 марта 2023 года.
Нужно ли мне вести учет проездных билетов? Прямого ответа на этот вопрос нет: в приказе Министерства транспорта, который вступит в силу весной 2023 года, нет упоминания о календарях проездных билетов. Не содержит он и обязательных требований к организации такого учета в компаниях. Получается, что в настоящее время ведение календарей является правом, но не обязанностью компаний/ООО.
Сложно сказать, как долго продлится такой порядок — приказ № 390 рассчитан до 1 марта 2029 года, но неясно, будет ли все идти по плану. Например, приказ № 368 действовал шесть лет (с 1 января 2021 года по 1 января 2027 года) и предусматривал обязанность вести дневник проездных билетов, но с 3 января 2023 года он был отменен, а обязанность вести дневник проездных билетов перешла в разряд прав.
Два способа ведения журнала учета движения путевых листов
С учетом ранее действовавших правил, дневник учета проездных билетов может быть создан одним из следующих способов
Если владелец (собственник) транспортного средства ведет такой дневник и не намерен от него отказываться, то вид дневника, порядок записи и способ хранения должны быть определены местным законодательством (приказами, распоряжениями (например, например, например).
Бланк и образец журнала учета движения путевых листов
В качестве основы для разработки формы календаря движения транзитных билетов может быть использована хорошо известная и давно применяемая Унифицированная форма 8.
Заполненный образец журнала движения транзитных билетов:.
При самостоятельной разработке формы журнала движения можно исключить из таблицы ненужные столбцы или добавить новые поля для фиксации дополнительной информации.
Например, если у вашего предприятия нет грузоотправителя и водители сдают накладные напрямую в бухгалтерию, то эту колонку можно не включать в журнал движения накладных.
Эксперты «КонсультантПлюс» подробно рассказывают о том, какая ответственность может наступить за отсутствие отчета о движении или его составление с нарушениями. Если у вас нет доступа к отчетно-правовой системе, получите бесплатный пробный доступ и перейдите на готовое решение бесплатно.
Как заполнить журнал учета путевых листов
Каждая компания и индивидуальный владелец разрабатывают собственные инструкции по заполнению календаря, исходя из структуры формы и всех данных, которые необходимо внести.
Инструкции по заполнению календаря могут предусматривать такие правила, как.
В случае, если предприятие использует для создания календаря дневник для учета оборотных билетов формы 8 или самостоятельно разработанные печатные формы, все листы печатаются по единому образцу, как правило, в количестве 50 листов от календарного (или в других объемах по согласованию с заказчиком).
Итоги
С марта 2023 года публикация календарей для маршрутных билетов не требуется. Законодательство не запрещает вести учет маршрутных билетов в таких календарях, поэтому пенсии можно продолжать оформлять так же, как и раньше.
Форма №8. Журнал учета движения путевых листов
Если организация использует транспортные средства, то для соблюдения правил учета топлива, смазочных материалов и т. д. оформляются дорожные карты. Расчет заработной платы водителей. Для учета оборота путевых листов используется специальный календарь, позволяющий обеспечить обработку этих документов. Данные заносятся ежедневно, когда водитель получает и сдает документ.
- Печать и образец
- Онлайн-просмотр
- Бесплатно
- Безопасность.
Общая информация
ИП и организации, занимающиеся оказанием транспортных услуг или использованием транспорта, должны вести учет маршрутных билетов, выданных водителям, в специальном календаре. Об этом говорится в статьях 1(1) и 6(1) Федерального закона № 259-ФЗ от 8 ноября 2007 года и в пункте 17 приказа Минтранса № 152 от 18 сентября 2008 года.
Другие компании и ИП могут самостоятельно решать, нужно ли им вести такие дневники.
Цель данного документа — контроль за своевременной выдачей и сдачей маршрутов, амортизацией топлива и горюче-смазочных материалов.
Справочно! Нагрузка дает право водителю управлять транспортным средством и фиксировать информацию о маршрутах, расходе топлива и смазочных материалов. Выдается на поездку или смену (с 1 марта 2019 года). Документация запрещена в течение одного месяца.
Календарь проездных билетов разрешен на срок не более одного года. При необходимости этот срок может быть сокращен до одного месяца. Данные регистрируются по всем транспортным билетам в хронологическом порядке.
За соблюдение календаря отвечает сотрудник, назначенный компанией ответственным за это. Это может быть также сотрудник, в должностной инструкции или трудовом договоре которого прописаны эти обязанности.
После того как календарь будет полностью дополнен, он должен быть скреплен и подписан руководителем компании или уполномоченным сотрудником. Этот документ должен храниться в организации не менее пяти лет.
О форме №8
Форма унифицирована и введена постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года.78 С января 2013 года форма не является обязательной. Организация сама решает, использовать стандартную форму или нет (статья 9, Федеральный закон 4, раздел 402 «О бухгалтерском учете»). Помните, что это определяется в учетной политике. Для этого издается приказ руководителя.
Журнал учета командировочных удостоверений по форме 8 по-прежнему используется на автотранспорте. Эта форма удобна и знакома проверяющим органам.
Что пишут в журнале учета движения путевых листов
Регистрация данных в этих календарях не вызывает у сотрудников никаких трудностей. На лицевой стороне обложки необходимо отметить марку учреждения, код ОКПО и календарный период.
На странице календаря читайте:
- Номер груза.
- Дата, о которой идет речь.
- ФИО водителя и его служебный номер.
- Гаражный номер автомобиля.
- ПРИМЕЧАНИЯ.
В календаре также должны быть зарегистрированы следующие лица. Водитель — путевые листы; Отправитель — водитель, получающий путевые листы и другие документы от водителя; Бухгалтер — получающий путевые листы от отправителя. Бухгалтер и отправитель должны указывать дату получения документа.
Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов
Как правило, все организации, использующие в своей работе транспортные средства, ведут маршрутный календарь. Обязательна ли единая форма календаря путевых листов? Какое время определено для ее соблюдения и каков порядок ее заполнения? Ответы на перечисленные вопросы и пример календаря-путевки — в статье.
Документ и форма помогут вам:
- Общее значение календаря движения проездных билетов
- Общие сведения о календарях движения проездных билетов
- Дневник процедурного движения, оформления и выдачи проездных билетов
- Скачать образец проездного билета (форма
- Резюме.
Общее понятие путевого листа
Оформление путевых листов водителя требуется организациям и индивидуальным предпринимателям, использующим транспортные средства для выполнения различных категорий работ. Путевой лист — это документ, который предоставляет водителям право на использование транспортного средства. В нем отражается информация о маршрутах, расходе топлива и задачах водителя.
Независимо от того, есть ли особенности перевозок, осуществляемых индивидуальными предпринимателями, прочитайте статью «Каковы особенности перевозок индивидуальных предпринимателей (распечатать)».
С 01. 09. 2023 года организации и ИП должны использовать форму ЭТ, устанавливая данные по решению Минтранса от 28. 09. 2022.390 05. 05. 2023 № 159. Часть правил выдачи решения 159. ПЛ также изменилась с сентября. Изменения в данном документе подробно описаны. Это образец путевого листа с новыми реквизитами и рекомендациями по применению новой формы путевого листа для целей бухгалтерского учета с сентября 2023 года.
Если у вас есть доступ к «КонсультантПлюс», проверьте правильность ведения накладных. Если у вас нет доступа, получите бесплатный пробный онлайн-доступ к правовой системе.
Общие сведения о журнале учета движения путевых листов
Журнал учета оборота проездных билетов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомитета РФ от 28 ноября 1997 г. для проверки обращения с оформленными проездными билетами (до 01. 03. 2023 г.) 78. Право, а не обязанность.
ВАЖНО: С 1 января 2013 года использование типовых документов не является обязательным. Организации вправе разрабатывать собственные формы с использованием всех обязательных элементов основных документов и утверждать их в своей учетной политике.С 01. 01. 2022 года вступил в силу документ 27/2021 «Движение документов в документальном и бухгалтерском учете».С 01. 01. 2025 года документы должны храниться на территории Российской Федерации С 01. 01. 2025 года вступает в силу положение о том, что документы должны храниться только на территории Российской Федерации. Подробнее об этом мы писали в статье.
О том, как создать приказ об уполномочивании независимых путешественников-разработчиков, читайте здесь.
С марта 2023 года вводится электронный миллиард. Подробнее об этом мы писали в материале.
Как правило, календарь создается на срок не более одного года, хотя при необходимости этот срок может быть сокращен до одного месяца. Путевой лист в случае использования должен храниться не менее пяти лет.
Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов
Нажмите на картинку ниже, чтобы бесплатно скачать ежедневник «Торговля людьми и проездной билет».
Дневник состоит из двух частей.
- Титульный лист, на котором указывается наименование учреждения или ИП, код ОКПО и период, на который заполнен календарь.
- Таблица, которая содержит:
- Номер путевого листа и дата выдачи,
- Данные водителя и его рабочий номер,
- гаражный номер автомобиля,
- подпись лица, ответственного за ведение календаря:
- Проводник — при получении груза,
- Отправитель (сотрудник, выполняющий свои обязанности) — при получении документа от водителя,
- Бухгалтер — контролирует и принимает проездные билеты для использования в бухгалтерии.
При необходимости также делается соответствующая запись.
Информация обо всех оформленных проездных билетах должна быть зарегистрирована в календаре проездных билетов. При этом исключения не допускаются. Календарь нумеруется порядковыми номерами и ведется в хронологическом порядке. После того как календарь полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.
За соблюдение календаря отвечают сотрудники, назначенные приказом директора или штатные сотрудники, в трудовом договоре которых прописана их обязанность соблюдать календарь.
В некоторых случаях руководство предприятия передает право подписи ключевых документов ответственному сотруднику. Дополнительная информация.
Ответственность за заполнение билетов путешественников и их календарей может быть передана другому юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю на основании договора об оказании услуг. В этом случае обязанность по заполнению билета и календаря командировочного счета возлагается на сотрудника соответствующего контрагента.
Специалисты «КонсультантПлюс» подготовили подборку всех форм, имеющих отношение к использованию транспорта. Получите тестовый доступ к системе и образцы документов в свое распоряжение.
Скачать образец журнала учета движения путевых листов (форма
Многие организации сталкиваются с определенными трудностями при заполнении календаря проездных билетов. Чтобы облегчить читателю задачу, мы подготовили образец заполнения календаря проездных билетов. Нажмите на ссылку, чтобы скачать.
Итоги
Календарь не является обязательным для организаций и частных предпринимателей, использующих транспортные средства на рабочем месте. Однако его заполнение может быть целесообразным. Он является одним из документов, по которым определяются расходы на топливо. Кроме того, календарь служит источником информации для расчета заработной платы водителей организации.
Правила заполнения журнала учета путевых листов
Календарь движения — это обязательный регистр, содержащий данные об использовании транспортных средств, находящихся на балансе организации. Все организации должны его соблюдать.
Для чего нужен
Если на балансе организации числится транспортное средство и оно используется в хозяйственной деятельности, то компания имеет право снять часть производственных расходов на содержание этой техники. Однако, согласно налоговому законодательству, налогоплательщики могут не учитывать налогооблагаемые расходы на прибыль только при наличии документов, подтверждающих эти расходы.
В транспортной отрасли одним из основных документов, подтверждающих производственные затраты, является накладная (путевой лист). Компании утверждают его форму самостоятельно, но при этом следят, чтобы документ содержал все обязательные сведения, указанные в приказе 152 Министерства транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 года.
Документы, требуемые при проверке, — это не только стоимость перевозки. Среди запрашиваемых документов — календарь оформления проездных билетов. Это отдельная книжка, в которую заносится вся информация о поездке, водителе и транспортном средстве.
Из постановления Федерального закона № 259-ФЗ от 11 августа 2007 года «Об автомобильном транспорте и горэлектротранспорте» и приказа Минтранса № 152 от 18 сентября 2008 года следует, что путевые листы являются обязательными. Их имеют все владельцы транспортных средств.
Как выглядит
Агентство оставляет за собой право самостоятельно разрабатывать и утверждать книги учета движения по бюллетеням, выдаваемым на водителя. Однако вся необходимая информация и реквизиты должны быть зафиксированы.
Сотрудник предлагает использовать календарь как основу для учета путевых листов по форме 8 (ОКУД 0345008), утвержденной постановлением Госкомстата РФ № 78 от 28 ноября 1997 года. это единая форма, но по акту счета №. 402 от 12 июня 2011 года разрешено ее дорабатывать и изменять.
Как заполнять: пошаговая инструкция
В законе четко прописано, является ли проездной билет обязательным или нет. Он является обязательным. Однако этого недостаточно. Документация должна быть заполнена надлежащим образом. Объясните, какие правила необходимо соблюдать, чтобы не возникло проблем при оформлении чека.
Шаг 1. Обложка
Если вы начали соблюдать новую книгу, отметьте это на обложке. Обратите внимание на то, что:
- Наименование и формат собственности организации,
- код ОКПО,
- календарный месяц и год (период).
Не ставьте здесь печати.
Шаг 2. Основная часть
На странице девять колонок. На них пишут: «Определение, определение, определение, определение»:
- Дата и дата выдачи проездного билета,
- Данные водителя, его служебный номер,
- гаражный номер автомобиля. Эту графу можно не заполнять, так как ее обычно относят к государственным органам, но частные компании этого не делают.
Пункт назначения и другая информация уточняется в графе «Примечания».
Это обязательная информация, даже если образец оформления проездного документа был самостоятельно утвержден агентством.
Списки книг проверяются одновременно тремя сотрудниками.
- Гид,
- лицо, внесшее информацию (например, отправитель),
- бухгалтер, получивший документ.
Периодичность ведения
Приведенный пример дневниковых записей в путевом листе предполагает, что данные включаются ежемесячно без разбивки. Однако допускается и обратный вариант. В начале нового месяца данные можно записывать на новой странице или, если организация часто выдает путевые листы, в новом календаре.
По закону водителям разрешается выдавать путевые листы на длительный срок. Если в течение этого периода времени автомобиль используется не одним, а двумя водителями, на каждого сотрудника выписывается путевой лист. В этом случае все документы, полученные бухгалтером, вносятся в реестр, который выдает путевые листы водителям по их возвращении. При внесении в реестр большая часть информации повторяется, что является нормальным явлением.
Купить или распечатать
Для контроля за движением транспортных средств имеются готовые формы. Если регистрационные страницы не пронумерованы при печати, пронумеруйте их самостоятельно. К распечатанным документам предъявляются те же требования.
После того как журнал заполнен, он должен быть подписан как минимум двумя ответственными лицами.
- Ответственным лицом является,
- Руководитель или бухгалтер.
Печатная книга должна быть не только подписана, но и пронумерована по завершении работы.
Сроки хранения
В законе не указано, как долго должны храниться такие записи, независимо от того, напечатаны они или куплены в магазине. Однако на основании маршрутных билетов рассчитывается зарплата водителя, налоги и производственная база. А поскольку такие первичные документы в организации хранятся не менее пяти лет, то и дневники рекомендуется хранить столько же.
Прежде чем выбрасывать, убедитесь, что срок хранения последнего бухгалтерского документа не истек. В противном случае при необходимости невозможно будет проверить наличие и ведение контроля.