Поскольку некоторые документы могут быть затребованы регулирующими органами в любой момент, очень важно соблюдать сроки их хранения. В то же время архивирование документов, которые появляются в течение жизни компании, может быть очень сложным и дорогостоящим. Необходимо найти место для хранения, организовать учет архивных документов и назначить ответственного. В нашей статье мы расскажем, как организовать хранение больничных листов наилучшим образом, чтобы не было претензий со стороны проверяющих и в то же время избежать хранения ненужных документов.

Общие правила хранения документации

Срок хранения всех документов, используемых в процессе деятельности организации, утвержден приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558. Согласно п. 896 этого приказа, срок хранения больничных листов в организации установлен в пять лет.

Если в более сильном законодательном акте не указан срок хранения конкретного документа, то используется срок, указанный в приказе Министерства культуры.

Иерархия законодательных актов Российской Федерации на федеральном уровне:.

1. Конституция.
2. Федеральная Конституция.
3. Кодекс.
4. Федеральный закон.
5. Указ Президента Российской Федерации.
6. Законы Правительства Российской Федерации.
7. Нормативные акты министерств и служб.

Законодательство в области бухгалтерского учета

Информация о сроках, в течение которых листок нетрудоспособности не подлежит уничтожению, содержится также в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (Постановление Минфина № 34 от 29 июля 1998 года) и в Налоговом кодексе.

Раздел 98 Положения о бухгалтерском учете устанавливает сроки хранения документов, согласно которому все документы, являющиеся основанием для составления бухгалтерской отчетности, должны храниться не менее пяти лет. К ним относятся.

• Первичные документы,
• бухгалтерские регистры,
• бухгалтерская отчетность.

Листок нетрудоспособности относится к первичным учетным документам. Поэтому, согласно установленным правилам в области бухгалтерского учета, листок нетрудоспособности должен храниться не менее пяти лет.

Что говорит законодательство в области налогов и сборов

Листок нетрудоспособности является документом, на основании которого рассчитываются страховые взносы, уплачиваемые компанией в фонд социального страхования; с 1 января 2017 года контроль за страховыми взносами передан налоговым органам. Поэтому правила их начисления теперь регулируются Налоговым кодексом (глава 34).

С введением новой главы были внесены изменения в части первого Кодекса, касающиеся правил исчисления страховых взносов. Так, раздел 23 Налогового кодекса был дополнен пунктом 3.4. Пункт 6 статьи 23 предусматривает срок хранения документов, необходимых для расчета взносов, который не может быть менее шести лет; теперь этот срок составляет 6,5 лет, что соответствует сроку, установленному для расчета взносов.

Аналогичный порядок обеспечения ранее был принят в законе о страховых взносах, ст. 212-ФЗ от 24. 07. 2009 г. (ст. 28, п. 6). Этот закон утратил силу с 1 января 2017 года. Однако его положения распространяются на обязательства, возникшие до 2016 года.

Как поступать с электронными больничными листами

С 7 июля 2017 года в любом регионе Российской Федерации печатные, а также электронные больничные. Возможность его выдачи и оплаты нетрудоспособности по нему предусмотрена частью 5 статьи 13 255-ФЗ. Электронный листок нетрудоспособности полностью заменяется аналогичной формой. Правила документооборота для таких документов определены Постановлением Правительства РФ от 16 декабря 2017 года1567.

Для выдачи электронной справки об инвалидности на работу учреждение и медицинский фонд должны быть подключены к единой информационной системе социального страхования. В этой системе медицинский фонд выдает листок нетрудоспособности. В этой же системе работодатель заполняет информацию, необходимую для расчета пособий.

Нет необходимости печатать и хранить электронные бланки больничных. Всю безопасность должна обеспечивать информационная система социального страхования.

Читайте также: как долго хранить документы по охране труда

Вывод

Поэтому разумно установить срок действия больничного листа до шести лет. Именно такой срок предусмотрен Налоговым кодексом РФ, который является законодательным актом высокого уровня, обозначающим период сохранения нетрудоспособности.

Сроки хранения больничных листов в организации в 2025 году

Вопрос хранения больничных листов актуален для многих организаций. Кроме того, согласно Трудовому кодексу, сотрудники имеют право на получение больничного листа в случае болезни или травмы. Но как долго организации должны хранить эти документы? И что изменится в этом вопросе к 2025 году?

По закону работодатели обязаны хранить больничные листы работников в течение определенного периода времени. В настоящее время, согласно Федеральному закону «О трудовых книжках работников», организации обязаны хранить больничные листы в течение 75 лет. Этот срок отведен для хранения информации о трудовой деятельности работников.

Однако к 2025 году это правило изменится, и, согласно новому законопроекту, срок хранения больничных листов в организации будет сокращен. Согласно плану, к 2025 году работодатели должны будут хранить эти документы в течение 50 лет. Сокращение срока хранения связано с цифровизацией и автоматизацией процессов подготовки трудовых документов.

Изменение срока хранения документов по больничным листам — важный шаг к улучшению трудовых отношений и упрощению административных процедур для работодателей. Снижается стоимость предоставления документации и повышается эффективность работы органа.

Таким образом, в 2025 году хранение архивов больничных листов в организациях будет соответствовать новым законодательным положениям. Работодатели будут обязаны хранить эти документы в течение 50 лет, что упростит процесс оформления трудовой документации и сэкономит ресурсы организации.

Как долго хранятся больничные листы в организации?

В соответствии с требованиями закона организации хранят архивы больничных листов в течение определенного периода времени. Согласно действующему законодательству, срок хранения больничных листов составляет 75 лет. Это означает, что агентство хранит информацию о больничных в течение длительного периода времени.

Хранение больничных листов в течение длительного времени важно для защиты прав и интересов работников, а также для обеспечения возможности устранения разногласий в будущем. Долговременное ведение картотеки больничных листов гарантирует, что сотрудники смогут связаться с организацией в случае необходимости и получить необходимую информацию о своем заболевании или травме.

Полезно знать: скачать исковое заявление об освобождении имущества от ареста по форме 2025-арест и исключении из запасов по форме

Важно отметить, что файлы больничных листов должны храниться в соответствии с требованиями по обеспечению конфиденциальности и защиты персональных данных сотрудников. Чтобы предотвратить несанкционированный доступ к информации, необходимо обеспечить надежное и защищенное хранение больничных листов.

Поэтому для обеспечения доступа к информации о здоровье работников и защиты их прав и интересов учреждения должны хранить больничные листы в течение 75 лет.

Срок сохранения больничных листов в организации в 2025 году

Согласно действующему законодательству, срок хранения больничных листов в организациях в 2025 году составит 75 лет. Это означает, что все больничные листы, выданные сотрудникам в текущем году, будут храниться до 2098 года.

Больничные листы — необходимый и важный аспект работы организации. В них содержится информация о болезни, временной нетрудоспособности и отсутствии на рабочем месте. Они необходимы для расчета пособий и учета рабочего времени.

Организациям необходимо обеспечить безопасность и защиту больничных листов. Для этого можно использовать электронные файлы или специальные места хранения. Также важно обеспечить ограничение доступа к этим документам, чтобы предотвратить несанкционированное использование информации.

При хранении больничных листов необходимо соблюдать конфиденциальность и защиту персональных данных. Доступ к этой информации должен быть предоставлен только уполномоченным лицам, которые работают с данным сотрудником или имеют привилегии. Также следует принять меры по защите документов от потери или повреждения. Создавайте резервные копии или используйте специальные средства защиты.

Если срок действия лицензии на защиту истекает, от нее следует отказаться в соответствии с действующими правилами и нормами. Документы могут быть предоставлены для сжигания или отказа от них.

Какие документы относятся к больничным листам

Больничный лист — это основной документ, связанный с оформлением больничного листа и временной нетрудоспособности сотрудника. Помимо самого больничного листа, в процедуре оформления и хранения учитываются и другие документы.

Первый документ, основанный на признанном заболевании, — это медицинская справка, выданная медицинским учреждением. В справке указывается диагноз, период нетрудоспособности и рекомендации врача.

Сам больничный лист является основным документом, подтверждающим факт заболевания и временной нетрудоспособности работника. В нем содержится информация о продолжительности болезни, диагнозе, причине и рекомендации врача. Больничный лист должен быть оформлен врачом и в соответствии с установленными требованиями и видами.

Полезно знать: образец справки о льготах в Пенсионный фонд 2025: как ее получить и использовать.

В том органе, где работает пациент, больничный лист ведется и оформляется сотрудником или другим уполномоченным лицом. Для учета и проверки больничных могут использоваться аналогичные документы, например, удостоверения больного, календари сотрудников, электронные базы данных и другие документы, предназначенные для хранения информации о больничных листах.

Важно отметить, что в соответствии с требованиями законодательства больничные листы должны храниться в учреждении в течение определенного периода времени. По истечении этого срока документы могут быть уничтожены или переданы в архив для хранения в соответствии с принятыми правилами.

Как долго хранятся больничные листы?

Согласно законодательству, больничный лист — это важный документ, который создается и ведется в организации для учета временной нетрудоспособности сотрудника. Согласно действующему законодательству, больничный лист должен храниться в фонде в течение определенного периода времени.

Как правило, больничные листы хранятся в фонде в течение 75 лет с момента выдачи. Это позволяет сохранить информацию о временной нетрудоспособности работника на протяжении всей его трудовой деятельности и обеспечить предоставление необходимых документов в случае необходимости.

Органы власти должны следить за тем, чтобы больничные листы хранились надлежащим образом, не уничтожались и не терялись. Для этого можно использовать специальные требования к оформлению и хранению, например, специальные папки, шкафы и электронные системы хранения.

Важно отметить, что больничные листы являются конфиденциальной информацией и требуют особой защиты. Доступ к ним может получить только та организация, которая берет на себя полномочия и ответственность за хранение и использование этих документов.

Правила соблюдения порядка хранения больничных листов в организации

Ведение больничных листов в организации — важный аспект работы персонала. Согласно закону, срок защиты больничных листов составляет 75 лет с момента выдачи. Это связано с тем, что доступ к данным документам должен быть обеспечен в случае необходимости предоставления информации о состоянии здоровья работника или разрешения разногласий, связанных с его трудовой деятельностью.

Во время хранения больничного листа необходимо соблюдать различные правила. Во-первых, больничный лист должен храниться в специальной папке или кармане, гарантирующем сохранность и защиту от внешних воздействий. Кроме того, каждый больничный лист должен быть пронумерован и скреплен печатью.

Полезно знать: Нападения на сотрудников полиции: статья 318 Уголовного кодекса Российской Федерации, сроки и наказания.

Для облегчения организации хранения больничных лицензий рекомендуется использовать системы электронного документооборота. В этом случае больничные листы можно отсканировать и хранить в электронном виде. Это снижает вероятность потери или уничтожения документов. Кроме того, электронная система позволяет сразу же предоставлять больничный лист.

Следует отметить, что хранение больничных листов является конфиденциальной информацией и доступ к ней должен быть ограничен. Больничные листы могут выдавать только специально уполномоченные лица, врачи, кадровые службы, правоохранительные органы — в соответствии со всеми требованиями законодательства.

Как обеспечить безопасность больничных листов в вашей организации

Обеспечение безопасности больничных листов в организации является важным аспектом сохранения конфиденциальности медицинской информации. Для этого необходимо внедрить и соблюдать специальные меры и процедуры.

Во-первых, организация должна иметь строгую политику в отношении обработки и хранения больничных листов. Все сотрудники, имеющие доступ к этим файлам, должны пройти обучение по вопросам конфиденциальности и подписать соглашения о неразглашении.

Во-вторых, больничные листы должны храниться в специально оборудованных запертых помещениях, куда не могут попасть посторонние люди. Организации могут обеспечить дополнительную защиту, используя системы видеонаблюдения или электронные замки с контролем доступа.

Третье средство — обычное резервное копирование данных. Если файлы больничных листов потеряны или уничтожены, резервные копии могут быстро и эффективно восстановить утраченную информацию.

Кроме того, учреждения могут использовать электронные медицинские папки для хранения и обработки больничных листов. Это снижает риск несанкционированного доступа к информации и облегчает восстановление и анализ данных.

Наконец, важно регулярно проводить проверки чеков и безопасности, чтобы выявлять и устранять уязвимости. Повышение осведомленности о программном обеспечении и внедрение новых технологий также могут помочь обеспечить надлежащую защиту больничных листов в организации.

Новости по теме:

1. Расчеты кредитной картой при покупке квартиры: образец 2025, бланк
2. Облагается ли компенсация при увольнении подоходным налогом для физлиц, уволенных в 2022 году по армейскому званию: последние новости, изменения, советы
3. Пример заполнения декларации в 2025 году: образец и пошаговая инструкция
4. Медаль «Ветеран боевых искусств»: условия получения и кто ее заслужил.

Какой срок хранения больничных листов в организации?

Срок хранения больничных листов в учреждениях определен законом как соответствующие пять или шесть лет, в зависимости от действующего нормативного законодательства. Изучите, о каких правовых источниках мы можем говорить и на какие термины ссылаться.

• Как долго хранятся больничные листы?
• Когда пригодятся хранящиеся листки нетрудоспособности?
• Результат.

Как долго хранятся больничные листы на предприятии?

Срок хранения документов, содержащих листки нетрудоспособности, регулируется различными нормативно-правовыми актами.

Прежде всего, это Закон о бухгалтерском учете 402-ФЗ от 12 июня 2011 года и Положение по бухгалтерскому учету (29. 07. 1998 г. — Приказ Минфина РФ от 1998 г. — 34Н), которые предусматривают хранение бухгалтерских документов в течение не менее пяти лет. Такой же пятилетний срок хранения для больничных листов определен статьей 618 Перечня типовых документов и сроком хранения, утвержденным приказом Росархива от 20 декабря 2019 года236.

Однако здесь необходимо соблюдать осторожность. Больничный лист — это документ, связанный с уплатой работодателем страховых взносов. Кроме того, Налоговый кодекс РФ требует хранить такой документ в течение шести лет (подпункт 6 пункта 3.4 статьи 23 Налогового кодекса РФ). В настоящее время рекомендуется сохранять их во избежание претензий и проблем.

ВАЖНО: С 2022 года больничные листы будут выдаваться только в электронном виде, за некоторыми исключениями. Подробнее о процессе работы с электронными больничными мы писали в нашей статье Электронный больничный.

Когда находящиеся на хранении больничные листки могут пригодиться?

На практике лицензия на больничные, хранящаяся на вашем предприятии, может быть полезна. Во-первых, он полезен при проверке взносов в VNIM. Дело в том, что больничный лист является одним из основных документов, подтверждающих факт перечисления работодателем пособий работнику за период больничного.

ФНС также отметила правомерность требования налоговых органов о предоставлении больничного листа для проверки расчета по взносам на страхование (см. БС-4-11/13464@ 7 июля 201019 года).

Чтобы повысить обоснованность учета листков временной нетрудоспособности, предприятия могут использовать другой календарь. В частности, в нем можно отражать, в том числе, дату получения больничного листа по заболеванию, по которому рассчитывается период удержания.

Подробнее об особенностях календаря больничных листов вы можете узнать в статье «Типовые образцы дневников реализации».

Как организовать хранение больничных, выданных до 2022 года, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Оформите тестовый доступ к системе и переходите к готовому решению. Это бесплатно.

Итоги

Срок хранения больничных листов в компании составляет шесть лет. Чтобы повысить эффективность хранения больничных листов для работы в организации, можно использовать отдельный календарь.

Подробнее об использовании больничных листов для работы в компании читайте в статье.