Подписывать документы на бумаге может быть трудоемко и неудобно, к тому же они занимают много места, теряются и их трудно найти. Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам и государственным службам, а также обеспечивает контролируемую сверку внутри компании и между организациями или географически удаленными отделами. Он имеет юридическую силу, поскольку все документы создаются в электронном виде и подписываются электронными подписями.

Что вы узнаете

Для кого подходит
План работы
Преимущества EDI
Как совместить EDI Forms и EDI Electronic
Как понять, когда пора переходить на EDI
Как начать работать с EDI
Какие ss использовать
Часто задаваемые вопросы

Кому подходит

Системы электронного документооборота для крупных компаний, имеющих сотни внешних документов в месяц, могут помочь сократить расходы и сэкономить сотни налоговых органов.

Для малого и среднего бизнеса важно получать оплату за товары и услуги в день оформления документа. Управление документами без бумажного контроля помогает ускорить этот процесс, ведь чем быстрее документ доходит до получателя, тем быстрее он получает оплату. Бизнесмен может заключать два-три контракта в месяц и не нуждаться в ведении электронных документов, но у него может быть большая клиентская база, которой необходимо работать и подключаться через EDI.

Схема работы

Независимо от размера бизнеса, цифры EDI для управления документами будут одинаковыми.

1 — Отправитель создает документ, подписывает его в ГС и отправляет контрагенту. Если получатель еще не использует технологию EDI, он получает по электронной почте приглашение зарегистрироваться.
2. контрагент получает документ и принимает или отклоняет его, ссылаясь на свои причины
3. отправитель получает подписанную копию от контрагента. При наличии замечаний в документ вносятся изменения и отправляется корректировка или создается новый электронный документ.

Преимущества ЭДО

Работа с потоком электронных документов прозрачна — вы видите все этапы редактирования и понимаете, кто «прилип» к документу.
Меньше рутинных задач — меньше ошибок и потерь времени при обработке документов.
Документы в электронном формате не теряются — их не нужно переиздавать.
Конфиденциальная информация в безопасности — документы передаются по защищенным каналам связи.
Сокращение расходов — на бумагу, печать, канцелярские принадлежности, передачу документов и ведение файлов.

Как совмещать бумажный ЭДО с электронным

Не все контрагенты используют EDI и не могут быстро перейти на электронные документы. Необходимо сохранить и оригинал, и отсканированную копию — они могут храниться в учетной системе или в отдельном файле; VLSI позволяет добавлять сканы оригиналов документов на бумаге в электронный файл документов и находить их по запросу, без лишних усилий. Система печатает QR-код на документе, быстро связывая скан с электронным документом.

Как понять, что пора переходить на ЭДО

Проверьте себя с помощью небольшого контрольного списка. Если вы ответили «нет» на большинство утверждений, значит, пришло время ознакомиться с покупкой системы электронного документооборота и выбрать подходящую.

В спорных ситуациях вы легко можете столкнуться со сканированием копий подписанных прототипов и бумажных документов, а также карточек документов.
Понять, кто ответственен за подпись, можно, увидев всю цепочку утверждения документа.
Вы можете увидеть, какие из выпущенных документов были подписаны контрагентами, а какие — нет.
Быстро выбирать и отправлять документы по конкретному контрагенту за определенный период времени, в зависимости от требований ФНС.

Что нужно учитывать при выборе оператора ЭДО:

Удобные фильтры, возможность сохранять файлы документов с помощью фильтров
Разграничение прав доступа для разных категорий работников,
персональные модификации СЭД под нужды компании,
Интеграция с уже используемыми сервисами — CRM, банковскими и бухгалтерскими системами, HR-программами и т.д,
Доступ и работа с системами электронного документооборота с различных мобильных устройств.

подключение edi к sis

Как начать работу с ЭДО

Для обмена электронными файлами участникам процесса необходимо

1. приобрести электронную подпись,
2. подключиться к оператору данных; и
3. внедрить систему электронного документооборота.

Специалисты компании окажут помощь на завершающем этапе процесса. Создайте бизнес-процессы для управления документами в организации, обучите сотрудников и пригласите контрагентов к ЭДО В СБИС уже есть стандартизированные ключевые документы для организаций разных отраслей бизнеса — подключайтесь и используйте их без дополнительной настройки доступны для использования. Кроме того, уже созданы модели EDI для разных клиентов. Например, обмен данными с торговыми компаниями, документооборот с использованием EDI, различные розничные сети, договоры с тремя и более сторонами, электронные подписи на месте, документы с электронными лицами.

Какую ЭП использовать

Специальная подпись (КЭП) необходима для обмена первичными документами с контрагентами. Она также используется при сдаче отчетности в госорганы, участии в госзакупках и других видах конкурса; с помощью КЭП можно войти в онлайн-реестр ФНС, подать иск или заключить договор с удаленным сотрудником без личной встречи.

Нераспознанные подписи подходят для внутреннего документооборота (подписание команд, инструкций, деклараций, сертификатов) и обмена документами с иностранными контрагентами.

Простые подписи редко используются компаниями. В основном физическим лицам приходится оплачивать дорожные штрафы и получать определенные услуги на КПП Госуслуг, совершать покупки в интернет-магазинах и т. д.

Отличия электронных подписей

Простая	Без оговорки	Подходит.
Выдается.	Самостоятельно выдается при регистрации на сайте	Любым bygca	Аккредитованному УЦ
Защита документов от подделки	Не защищает	Защищает	Защищает
Юридическая значимость	Требуется договор о признании	Требуется договор о признании	Эквивалент собственноручной подписи
Перевозчик	Любой из них	Любой из них	Защищенные (неясные, etoken)
Платные	Бесплатно	Бесплатно или от 200 руб.	500 РУБЛЕЙ.

Будущее за ЭДО. Что это такое и как работает

Что такое ЭДО? Электронный документооборот, или просто EDI, — это обмен юридически значимыми электронными документами с торговыми партнерами по защищенным каналам связи без использования печатных органов.

Как работает система ЭДО

ЭДО: как это работает

Изначально необходимо понимать, что электронный документ — это файл, авторизованный электронной подписью. Его не нужно распечатывать. Он признается юридически значимым оригиналом.

В системе ЭДО есть два важных звена.

Оператор ЭДО,
Электронные подписи.

Операторы ЭДО — это организации, обеспечивающие безопасные системы хранения и передачи данных. Требования к такой организации определены приказом Налоговой службы РФ от 4 марта 2014 г. N ММВ-7-6/76@ «Об утверждении требований к организациям электронного документооборота».

Обращаем ваше внимание, что с 1 марта 2022 года вступает в силу новый приказ Налоговой службы РФ от 08. 06. 2021 N ЕД-7-26/546@. ‘Об утверждении требований к органам электронного документооборота’.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это уникальная комбинация символов, которая является эквивалентом традиционной подписи на бумаге. Хамы просты, квалифицированы и имеют право на применение. Каждый тип электронной подписи отличается по степени защиты и юридической значимости и используется в разных случаях.

Как происходит обмен электронными документами?

Оба контрагента расторгают договоры с менеджером ЭДО и устанавливают систему.
Заинтересованное лицо создает (или загружает) готовый документ в систему.
Электронный документ подписывается цифровой подписью и отправляется другой стороне. Этот процесс очень похож на отправку электронного письма.
Вторая сторона сразу же получает документ в свой личный шкафчик в системе.
Если второй контрагент удовлетворен документом, он подписывает его вместе с УЦ.
Отправитель получает подписанный документ.

Программа показывает все движения документа, какие правки были внесены, если они были просмотрены и т.д. Через систему ЭДО можно отправлять различные документы: договоры, акты, счета-фактуры, отчеты, заказы на поставку, заявки и т.д.

Виды электронных документов

Электронные документы можно условно разделить на два типа

Внутренние электронные документы — это документы, обмен которыми происходит только внутри компании. К ним относятся служебные записки, приказы, заявления и инструкции. Например, сотрудники ежегодно заполняют несколько заявлений на отпуск. Почему бы не создать электронный обмен внутренними документами, чтобы каждый сотрудник мог отправлять свои заявления прямо со своего рабочего места?

Маленький факт. Наша компания некоторое время назад перешла на электронные внутренние документы. Сегодня работники не привязаны к конкретному городу. В эпоху, когда удаленная работа является обязательной, этот инструмент позволил нам практически полностью перевести людей на удаленную работу.

Внутренние документы не полностью регламентированы законодательством, и в каждой компании могут быть свои правила. Этот тип ЭДО организовать проще, чем внешний. Для внутренних документов достаточно простой электронной подписи (PEP); PEP легко и дешево выпускать.

Оцифровка внутренних документов также повышает прозрачность бизнес-процессов. Отправитель всегда может проверить, видел ли получатель его запрос. Выполнил ли он какие-либо действия с документом. Руководители могут отслеживать эффективность работы своих сотрудников, то есть время, которое они потратили на обработку документа, требуется ли внесение правок после ознакомления с документом и какого типа эти правки необходимы.

Внешний EDI содержит электронные документы, специфичные для каждого контрагента. Большинство этих документов имеют стандартизированные стандарты. Поскольку эти документы едины для всех компаний, можно настроить систему таким образом, чтобы часть документов поступала в специализированные отделы (бухгалтеры получают только финансовые документы, юристы — судебные заявления). Чтобы использовать внешний EDI, обе стороны должны использовать одну и ту же систему электронного документооборота.

Положительные и отрицательные стороны использования ЭДО для бизнеса

Экономия затрат. Это, конечно, первое и самое очевидное преимущество электронного документооборота. Традиционные документы требуют бумаги, принтеров, штампов, скрепок, файлов, папок и отверстий. Все это кажется мелочами, но если подсчитать, сколько компания тратит на эти мелочи, то получится компактная сумма. Электронные версии документов также имеют свои расходы, но зачастую они меньше, чем печатные носители.
Они занимают меньше места. Этот момент связан с первым пунктом. Не секрет, что многим компаниям необходимо хранить до 3, 5 и более документов. Для хранения такого количества документов организации арендуют помещения, которые могут занимать несколько этажей. Электронные документы хранятся на серверах, которые также занимают место, но зачастую меньшее.
Надежность хранения и восстановления. Бумага — не самый прочный материал, она может выцвести, сгореть или порваться. Постоянное перемещение между офисами также может привести к тому, что некоторые листы будут потеряны или перепутаны. Бумага в значительной степени зависит от человеческого фактора. Электронные сокровища имеют резервные копии для предотвращения потери данных. Восстановить бумажные носители тоже непросто. Нужно рассчитывать, что бухгалтер Зинаида Петровна явно подписала его или что папка подписана с материалом, и класть их на полку, соответствующую теме. В противном случае поиск документов займет много времени. В электронных файлах есть функция поиска, которая поможет найти документы.
Ускорьте обработку документов между сотрудниками. Если сотруднику нужен бумажный документ, ему приходится идти туда, где он хранится. Если компания небольшая, это может показаться не очень долгим процессом. Однако в больших компаниях в офисе есть папки или полки, где нужно искать документы. За электронными документами не нужно никуда ходить. Они находятся на компьютере сотрудника. Виртуальные документы также не нужно отправлять на подпись. Достаточно отправить их и ждать ответа.
Скорость работы с клиентами. Клиентам могут понадобиться не только чеки, но и сертификаты интеграции, налоговые документы и т. д. Клиенты будут счастливее, если смогут получить нужные им документы за короткое время, не вставая с дивана.
Безопасность . Представьте себе, что документы нужны одновременно многим людям. В век технологий его можно отсканировать и отправить всем, кому он нужен, таким образом, появится множество копий этого документа. Чтобы гарантировать, что ни одна копия с коммерческой или иной тайной не просочится в сеть, нужно потратить много сил и средств на защиту каждой трансляции EDI — это единая сеть, позволяющая многим сотрудникам просматривать один документ без лишнего продвижения.
Можно отслеживать эффективность работы сотрудников. Электронные документы могут хранить историю изменений документов. Когда и кем они были получены, сколько времени ушло на их обработку. Если задание не выполнено в срок, сразу же отображается слабое звено. Поскольку все действия фиксируются, сотрудник не сможет очернить другого сотрудника.

Советуем прочитать: Как расшифровывается КУСП МВД

Эта система не лишена недостатков, но их гораздо меньше, чем положительных.

Сложное и дорогое применение. Сама по себе система экономит много денег, но ее применение требует больших затрат. Необходимо приобрести и согласовать программное обеспечение, купить электронные подписи для всех сотрудников, обучить их работе с программой и перевести все существующие документы в электронный формат. Все это стоит недешево и занимает много времени.
Необходимы менеджеры. Даже если вы используете систему, предоставленную менеджером, вам придется внести коррективы, чтобы она соответствовала потребностям вашей компании и работала.
Контрагенты также должны быть подключены к EDI. Случайные официальные документы отправлять нельзя. Физическое или юридическое лицо, с которым вы хотите обмениваться документами, также должно быть зарегистрировано в системе EDI. Если у контрагента нет EDI, необходимо поддерживать смешанный поток документов (печатных электронных) к этим партнерам.

Мифы электронного документооборота

Электронные документы не принимают в госорганах

Это самое распространенное заблуждение. Федеральный законn 63-ФЗ от 4 июня 2011 года «Об электронной подписи».Документы с электронной подписью имеют юридическую силу и приравниваются к печатным прототипам. Такие документы можно предоставлять в суды и государственные органы.

Маленьким компаниям ЭДО не нужно

Владелец небольшой компании может сказать: «У меня не такая большая компания, и у меня не так много контрагентов, чтобы тратить время и деньги на EDI». Если вы хотите остаться в рамках небольшой организации, то затраты на EDI могут быть оправданы. Однако на электронную бюрократию стоит переходить, когда компания небольшая, по крайней мере, если вы хотя бы немного допускаете, что хотите расширяться в будущем. Еще не так много документов, которые нужно перевести в электронный формат, и еще много клиентов, которых нужно уведомлять об изменениях. Кроме того, если ваше тело будет на высоте, новые клиенты это оценят. Это поможет вашему бизнесу развиваться.

Контрагенты не могут подписывать документы электронной подписью разных удостоверяющих центров

Для электронных подписей важно, чтобы они были выданы аккредитованным центром, входящим в список аккредитованных центров. Не имеет значения, какой именно аккредитованный центр выдал подпись вашему органу или вашему контрагенту. Все они равны.

Электронный документ легко украсть

Опасаются кражи не только хакеры, но и системы ЭДО. Система работает по защищенным протоколам, и клиенты могут получить доступ к ней только при наличии индивидуального подключения и пароля или признанного сертификата с цифровой подписью. Пароли пользователей хранятся в зашифрованном виде. Для этого используется защищенное хранилище в облаке. Только у пользователя есть сертификат для доступа. Все это доказывает, что система безопасна.

Что касается кражи операторами, то она исключена. Операторы обязаны обеспечивать безопасность персональных данных. В случае утечки оператор должен действовать по закону. А учитывая важность уровня безопасности в таких случаях, безответственного оператора ждет участь. Новые клиенты не смогут ему доверять. Поэтому система ЭДО держит инфраструктуру под постоянным контролем на предмет возможности нарушения, чтобы исключить мелкие бреши.

Как подключить ЭДО

Как установить EDI

Как использовать EDI? Во-первых, необходимо выбрать организацию, предлагающую платформу для обмена EDI; программы EDI называются системами электронного управления EDMS; при выборе EDM требуемые компанией характеристики, стоимость, техническая поддержка, возраст на рынке и предпочтительность системы среди клиентов зависит от предпочтительной системы среди клиентов. На данный момент наиболее популярными СЭД являются: Контур-Диадок, СБИС, Дело, 1С-Эдо и Directum, как программы, установленные на серверах компании, так и интернет-решения.

После того как вы настроили и установили систему у своего оператора, необходимо выдать электронные подписи всем сотрудникам. Только так вы сможете полностью перейти на электронный документооборот.

Далее начинается период согласования нового процесса между работниками и клиентами. Желательно проводить образовательные мероприятия, чтобы сотрудники быстрее освоили программу.

Клиенты должны быть проинформированы о нововведении, а также помочь наладить обмен документами с компанией. Отнеситесь к этому шагу серьезно, так как испуганные клиенты могут отказаться от вас.

EDI — это будущее бизнеса и управления файлами. Клиенты хотят получать документы быстро и легко. Не развивайтесь в страхе перед новым.

Электронный документооборот — преимущества и недостатки

Поскольку EDI становится все более распространенным, это будет стимулировать компании к обмену документами с контрагентами. Посмотрите, чем электронный документооборот отличается от бумажного. Рассмотрите преимущества и недостатки этих методов и объясните, как правильно выбрать сервис ЭДО.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот — это система мониторинга, хранения и контроля документов. Он помогает наладить обмен документами в стандартном электронном формате между партнерами; EDI заменяет передачу документов с помощью факсимильной бумаги, почты и электронной почты.

Документы EDI — это заверенные записи со специальной электронной подписью, эквивалентные юридическому, печатному документу. Их также не нужно хранить на бумаге.

Как это работает

Сотрудник компании открывает в браузере личный кабинет сервиса и находит контрагента по НДС, КПП или названию компании. Затем он скачивает документ со своего компьютера или создает его в личном кабинете через готового производителя и отправляет контрагенту. Контрагент получает его незамедлительно. При необходимости контрагент заверяет документ электронной подписью или отказывается от подписи.

Использование электронных документов в бизнес-процессах ускоряет работу с партнерами и сокращает расходы на бумагу и оргтехнику. Предприятия все чаще применяют ЭДО — количество электронных документов увеличится в период с 2020 по 2021 год.

Чем электронный документооборот отличается от бумажного

Электронный документооборот отличается от бумажного тем, как передаются и хранятся документы. Сравните электронный и печатный документооборот более подробно.

Признаются ли документы прототипами и являются ли они юридически обязательными?

В EDI и на бумаге — да.

Можно ли потерять документы?

В EDI — нет, на бумаге — да.

Насколько прозрачен документооборот?

С помощью EDI вы можете видеть историю документа — кто его подписал и когда он был отправлен. На бумаге виден только подписавший документ.

Сколько времени требуется для осуществления перевода?

При использовании EDI это происходит немедленно. На бумаге — 2-10 рабочих дней. Это зависит от местонахождения компании и почтовой службы.

Нужно ли использовать оргтехнику?

В EDI — нет, на бумаге — да.

Есть ли поиск по ключевым словам?

В EDI — да. На бумаге — нет.

Как видите, электронный обмен документами является более эффективным методом. Это позволяет сократить расходы на оргтехнику и расходные материалы, высвободить файлы и оптимизировать документооборот.

Преимущества ЭДО

Повышение эффективности бизнес-процессов. Обмен документами происходит быстрее, что позволяет направить ресурсы сотрудников на достижение других целей компании.
Экономия средств. Благодаря оцифровке документов отпадает необходимость в доставке курьеров, покупке бумаги, папок и других расходных материалов.
Повышенная безопасность документов — передача данных защищена шифрованием.
Документы быстрее и проще передаются в государственные службы. Суды и налоговые органы принимают электронные документы, заверенные специальными электронными подписями, в качестве оригиналов.
Экономия места для хранения файлов — электронные документы хранятся на защищенном сервере.

Советуем прочитать: Как проверить готовность документов в МФЦ

Мифы об ЭДО

Внедрение электронного документооборота занимает очень много времени

Чтобы начать пользоваться электронным документооборотом, требуется много времени на согласование условий, назначение ответственного сотрудника и получение сертификата электронной подписи. Однако если у компании уже есть такой сертификат и ее устраивает версия EDI online, она может сразу же установить электронный обмен.

Обмен документами невозможен, если ваш партнер приобрел услуги ЭДО у другого поставщика

Если у вас и вашего партнера разные поставщики услуг ЭДО, вы все равно можете использовать роуминговое соединение для электронного обмена документами.

Полное обучение сотрудников работе с EDI

На самом деле пользоваться личным кабинетом сервисов ЭДО очень просто — стоит только ознакомиться с их рабочей средой.

Как перейти к электронному документообороту

Выберите поставщика услуг ЭДО. Он должен отвечать требованиям безопасности, иметь необходимые функции, поддерживать роуминг и использоваться партнерами.
Проанализируйте потоки документов и настройте работу своих сотрудников.
Настройте работу в EDI и запланируйте ознакомление сотрудников с интерфейсом службы EDI.
Опишите работу в ЭДО во внутренней документации компании.
Настроить компетентных сотрудников.
Проинформируйте своих партнеров о переходе на электронный документооборот и разместите новости на сайте компании.

Как установить связь с контрагентами в ЭДО

Существует несколько способов общения с контрагентами. Это зависит от того, использует ли партнер документы на бумаге или уже перешел на ЭДО. Если компания работает с электронными документами, вам достаточно добавить ее в список контрагентов, отправив приглашение. После того как приглашение будет принято, обмен документами может осуществляться в рамках EDI-провайдера или с помощью роуминговых соединений; партнерам, не перешедшим на EDI, придется приобрести услуги для облегчения обмена. Партнерам не нужно подписывать никакой дополнительной документации. Однако, если стороны придут к взаимному согласию, компании могут подписать оговоренное соглашение.

Заключение

Электронные роботы с документами — эффективный способ обмена документами с партнерами. Они помогают сократить расходы на печать и обеспечивают быстрый, простой и безопасный обмен документами. Это высвобождает время сотрудников и направляет их на достижение новых целей развития компании.

Как работает ЭДОЭлектронный документооборотДокументооборотЭлектронный документооборотЭлектронный документооборотМифы об ЭДО Различные преимущества ЭДО Как перейти на электронный документооборот ЭДО Как наладить связь с помощью ЭДО Заключение

Что такое ЭДО и почему вам нужно подключить его прямо сейчас

Сегодня мы обсудим, что такое EDI и как электронный документооборот может значительно повысить эффективность вашей организации. Из этой статьи вы узнаете, как перейти на EDI и каким компаниям имеет смысл внедрять систему электронного документооборота.

Что значит ЭДО и зачем он нужен?

Если организация использует систему ЭДО (электронного документооборота), это означает, что обмен электронными документами и другие задачи по созданию, обработке, продвижению, хранению и т. д. осуществляются только в цифровом виде, без использования бумажных носителей.

Отправитель создает документ и подписывает его электронной подписью (подписями). Затем созданный документ передается по защищенному каналу связи с помощью специального программного обеспечения. Получатель получает документ и подписывает его своей ЭП, а отправитель получает уведомление о том, что документ подписан.

Электронная подпись является эквивалентом рукописной подписи и используется для подтверждения написания электронного документа. Чтобы цифровой документ имел такую же юридическую силу, как и бумажный, он должен быть подписан ГС.

Электронный документооборот полезен как индивидуальным предпринимателям, так и крупным предприятиям. Он упрощает и ускоряет обмен документами и взаиморасчетами. Обмениваться можно основными бухгалтерскими документами, такими как различные договоры, счета, счета-фактуры, накладные и акты выполненных работ.

Электронный документооборот бывает внутренним, то есть внутри компании, и внешним — в этом случае документы передаются между организациями, а также осуществляется передача ЭДО для государственных услуг.

Рассмотрим этапы работы с EDI при обмене документами между предприятиями.

Один из сотрудников организации создает документ.
Затем он должен подписать его электронной подписью и отправить получателю через систему EDI.
После ознакомления с документом сотрудник компании-получателя ставит свою первую подпись. Это означает, что описанные в документе действия могут быть выполнены: инициирована отгрузка, переведен платеж и т. д. Получатель также может отклонить документ, если в него необходимо внести изменения.

Сообщества в телеграм сейчас.Подпишитесь и будьте в курсе последних новостей ИТ.

Плюсы и минусы ЭДО

Одним из основных преимуществ электронного документооборота является значительное сокращение расходов на печать (стоимость бумаги, оргтехники, принтеров), почтовые расходы и хранение документов.

Можно вообще отказаться от выдачи документов на бумаге, если это соответствует действующему законодательству (есть определенные виды документов, которые должны быть в печатном виде). Использование только цифровых документов позволяет избежать повторения информации на разных носителях, обеспечивает надежное хранение документов и исключает утечку данных.

Не менее важна и экономия времени. Если компании, обменивающиеся документами, пользуются услугами оператора EDI, то процесс передачи документов занимает всего несколько минут. И неважно, куда отправляется документ — в соседний офис или в другой город. Сроки создания, согласования и утверждения документов часто сокращаются, а в случае обнаружения ошибок можно быстро и легко получить корректирующие документы.

EDI позволяет отправлять подписи и цифровые документы с любого устройства, имеющего доступ к электронным подписям.

Системы EDI позволяют легко отслеживать статус документов. Доставленные, подписанные или отклоненные подписи.

Все документы хранятся в защищенном личном кабинете, поэтому риск передачи данных злоумышленникам и потери документов сводится к нулю.

Системы цифрового документооборота EDI-body могут быть интегрированы с бухгалтерскими системами, используемыми в компании, что еще больше упрощает использование электронного документооборота.

Еще одно преимущество EDI — простота хранения данных. Нет необходимости оборудовать специальное помещение для хранения цифровых документов. Вся информация постоянно хранится в электронных файлах на сервере владельца EDI. Здесь документы можно легко и быстро найти. (подписанные СС сторон или предварительно заверенные нотариусом).

Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет гораздо эффективнее использовать время сотрудников. Отпадает необходимость физического переноса на бумагу сотрудникам компании, в разы ускоряются процедуры принятия решений по документам и уведомления об этих решениях сотрудников учреждения.

К недостаткам ЭДО можно отнести

Риск потери информации при сбое программы или неисправности EDI-агентства.
Необходимость поддерживать смешанный поток документов в электронном и печатном формате, что может усложнить рабочие процессы, если у предприятия есть партнеры, которые еще не перешли на EDI.
EDI позволяет сэкономить деньги в будущем, но переход на систему электронного документооборота обходится очень дорого. Вам нужно заплатить за СЭД, чтобы купить электронные подписи, и потратить время и деньги на обучение сотрудников подключению к ней.

Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?

Для крупных организаций, которые ежемесячно обрабатывают сотни внешних документов, внедрение EDI может помочь сократить расходы и избежать сотен штрафов от налоговых органов. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, имеет много филиалов и множество контрагентов из разных отраслей, переход на EDI полностью оправдан.

EDI подходит и для малого и среднего бизнеса, ведь этим компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее в день выставления документа. Электронный документооборот ускоряет обмен документами, и чем быстрее документ дойдет до получателя, тем быстрее он получит оплату.

Однако в некоторых случаях переход на нематериальный документооборот может оказаться очень затратным для малых и средних предприятий; чтобы понять, насколько эффективным может быть импорт ЭДО для вашей компании, на сайте Федеральной налоговой службы есть специальный компьютер.

Операторы ЭДО

Для обмена электронными документами с контрагентами компании и отдельные фирмы могут создавать собственные оперативные каналы, но это требует много времени и ресурсов. Поэтому в большинстве случаев организации и индивидуальные предприниматели подключаются к органу ЭДО — компании, обладающей необходимым программным комплексом для обмена электронными документами.

Менеджеру необходимо обеспечить комплексное обслуживание своих клиентов. Она информирует ФНС о том, что организация клиента включена в систему электронного документооборота, оператор ЭДО передает документы по защищенному каналу связи со специальным шифрованием, гарантирующим конфиденциальность. Оператор также контролирует соблюдение требований законодательства и проверяет подлинность электронных подписей.

Список утвержденных операторов ЭДО можно найти на официальном сайте Федеральной налоговой службы.

Переход на электронный документооборот

Какие действия необходимо предпринять для подключения ЭДО?

Необходимо уведомить контрагентов о своем участии в электронном документообороте компании.
Вам необходимо приобрести электронную подпись в специальном удостоверяющем центре, уполномоченном Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. Каждый сотрудник, подписывающий документы от имени компании, должен иметь собственную электронную подпись.
Если вы планируете обмениваться документами через оператора ЭДО, необходимо выбрать организацию, расторгнуть с ней договор и зарегистрироваться в сервисе.
Теперь вы можете загрузить готовый электронный документ в свой личный кабинет, подписать его своей электронной подписью и отправить адресатам, которых вы выбрали в списке доступных контрагентов.

Как видите, процесс внедрения ЭДО не очень сложный, но он позволяет оптимизировать документооборот и сэкономить массу ресурсов, которые можно было бы использовать для развития бизнеса.

Основные понятия в электронном документообороте

Российские компании все активнее переходят от бумажного документооборота к электронному (ЭДО). Чтобы принять такое решение, ответственным за организацию необходимо понимать, что такое EDI, что это такое и как это работает. В этой статье рассказывается об основных понятиях электронного документооборота.

Советуем прочитать: Как связаться с диспетчерской службой

Статья по теме:

Что такое электронный документооборот?
Кто участвует в электронном документообороте?
Электронные документы
Электронные подписи
Виды электронного документооборота
Вопрос-ответ

Информирует об электронном документообороте и устанавливает безопасный обмен электронными документами.

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот — это обмен документами через интернет. Он может быть организован по-разному. Например, вы можете договориться со своими торговыми партнерами и обмениваться документами по электронной почте. Этот вариант прост в реализации, но имеет следующие недостатки

Файлы могут быть перехвачены или потеряны третьими лицами.
Сам документооборот не защищен от мошенничества.
Счета-фактуры, переданные таким образом, не признаются государственными органами.

Второй способ — обмен документами через систему ЭДО, такую как «Контур» или «Диадок». В этом случае процесс похож на отправку письма по той же электронной почте, только документ имеет юридическую значимость. Система работает следующим образом.

Пользователь переходит в раздел «Документы» и нажимает на кнопку + Новый документ.
Загрузите документ с компьютера или создайте его в процессоре.
Нажмите Подписать и отправить.

После этого Диадок проверяет, действителен ли сертификат цифровой подписи, описанный ниже, и правильность формата документа. Этот процесс занимает одну секунду. После этого файл отправляется получателю. Пользователь видит его в лотке передачи.

В результате такого обмена пользователь EDI и его торговый партнер получают документ, подписанный обеими сторонами. Таким образом, можно совершать и закрывать сделки, заключать контракты и согласовывать действия по выполнению работ или услуг. Причем каждая операция выполняется в несколько кликов и занимает всего несколько секунд.

Технология электронного документооборота позволяет не только отправлять и получать документы; системы EDI также могут

Хранить их в единой базе данных,
находить и загружать необходимые файлы на свой компьютер
Проверять текущий статус каждого документа (подписан, одобрен или отклонен).
Ограничивать доступ сотрудников к информации.
Работать с электронными документами с любого устройства.

Основная цель электронного документооборота — упростить работу сотрудников и руководителей компании. Ведь с ЭДО можно забыть о кипах документов на столах, бесконечных поисках в файлах и регулярных потерях или изменениях документов и счетов. Главное — это автоматизация.

Внедрение EDI напрямую выгодно вашему бизнесу, поскольку электронное управление документами дает следующие преимущества

Сокращение расходов на бумагу, канцтовары, печать и доставку,
Ускорение рабочих процессов: согласование, подписание и получение итоговых документов,
Снижение влияния человеческого фактора и минимизация количества ошибок

Контур.Видео elba подробно объясняет, что такое электронный документооборот и зачем он нужен предприятиям.

Рассмотрим подробно различные базовые концепции электронного документооборота.

Кто участвует в электронном документообороте

Кажется, что обмен электронными документами в сервисах EDI касается только самой компании, которой необходимо подписывать транспортные накладные или законодательные акты. Однако это не так. На самом деле этот процесс состоит из четырех частей

Участники ЭДО. Это пользователи самой системы EDI, которые осуществляют документооборот. Сервис использует документ, подписывает его электронной подписью, отправляет и получает файл.
Операторы ЭДО. Это коммерческая организация, которая разрабатывает и гарантирует работу системы ЭДО, обеспечивая безопасную передачу данных и юридическую значимость счетов-фактур. Закон устанавливает серьезные требования к оператору и ФНС и Минфину по управлению их деятельностью. Менеджером системы ЭДО в компании «Диадок» является СКБ Контур.
Утверждающий центр. Это организация, имеющая право выдавать сертификаты цифровой подписи. Например, подписи можно получить в УЦ в Контуре. Он уполномочен Министерством цифровых технологий и входит в сеть доверенных центров Федеральной налоговой службы, ПФР, ФСС и РОССТАТа.
Государственные учреждения . Они выдают доверенности органам ЭДО, контролируют их работу и разрабатывают законодательные правила электронного документооборота.

Понятие системы электронного документооборота шире, чем может показаться на первый взгляд. Однако все, что требуется от пользователей Диадока, — это получить электронную подпись, подключиться к сервису и начать обмен юридически значимыми документами. Обо всем остальном позаботится оператор.

Выбор правильного счета и решения для нужд вашей компании

Электронный документ

Одним из ключевых понятий EDI являются электронные документы. С точки зрения юридической значимости, это форма файла на компьютере или в системе EDI, которая не отличается от бумажного документа.

Среди характеристик электронных документов:

Они сразу создаются на компьютере или в сервисе ЭДО в данном формате. Это означает, что обычные сканы бумажных счетов-фактур не считаются электронными документами и не могут быть представлены в государственные органы или суды.
Они имеют личный сигнал — электронную подпись.
Они передаются напрямую с любого расстояния.

В «Диадок» можно отправлять все виды электронных документов. Они бывают стандартными, частично стандартными и неформальными.

Формальные документы	Частично стандартные документы	Нестандартные документы
Дискриминационные	Имеет формат, разработанный и одобренный Федеральной налоговой службой	Имеет формат, разработанный и рекомендованный Федеральной налоговой службой	Нет утвержденной формы
Форма	XML.	Можно ввести дополнительную информацию, например, цифры, даты или другие параметры.	Дополнительно: DOCX, PDF, JPG и т. д.
Особенности.	Автоматическая обработка налоговыми органами	Не предназначен для редактирования с помощью специального программного обеспечения	Не предназначен для редактирования с помощью специального программного обеспечения
Примеры.	Счета-фактуры, товарно-транспортные документы, исправленные и переработанные счета-фактуры, акты приемки работ, счета-фактуры (ТОРГ-12), товарно-транспортные документы, приходные документы (ТОРГ-2).	Акты приема-сдачи работ (услуг) в произвольной форме и ТОРГ-12, акты согласования, договоры, внутренние документы поставки (ТОРГ-13).	Информационные письма, счета-фактуры, прайс-листы, накладные, прейскуранты, протоколы разногласий, отчеты.

Краткий список документов, которые по закону не могут быть переданы в электронном виде:.

Приказы об отказе,
Отчеты о несчастных случаях на производстве,
Календари обновлений по охране труда,
векселя и простые векселя.

Однако все больше и больше документов должны передаваться в электронном виде. Некоторые бухгалтерские и налоговые отчеты, декларации по НДС и другие отчеты уже представляются в этом формате. Цифровыми документами обмениваются участники государственных тендеров и компании, работающие с маркированными и прослеживаемыми товарами.

Упрощает сложные процессы и помогает экономить расходы Подключайтесь к EDI бесплатно с помощью Диадок

Электронная подпись

Документы всегда можно идентифицировать по таким деталям, как информация о назначении и получателе, название, дата и подпись. Такая «идентификация» гарантирует, что информация, содержащаяся в документе, соответствует действительности. Это означает, что документ может быть использован в качестве доказательства сделки или иного соглашения между сторонами, например, при проведении государственного аудита или в суде.

К электронным документам также предъявляются требования, и они становятся юридически обязательными только после подписания. Электронные подписи (ЭП) используются в технологии систем электронного документооборота. Они обеспечивают юридическую значимость документов и легитимность сделок.

Поэтому, если компания переходит на электронный документооборот, руководители и сотрудники, подписывающие документы, должны получить сертификаты электронной подписи.

Подписывает документы,
Проверяет автора подписи.
Гарантирует, что документ не был изменен после подписания.

Действительность самой подписи проверяет оператор ЭДО, ответственный за информационные технологии в электронном документообороте.Тип ЭП определяется номером 63-ФЗ «Об электронных подписях».

Квалифицированная электронная подпись — КЭП

Это самая защищенная ЭП. Она напрямую эквивалентна собственноручной подписи. Контрагент принимает подписанный документ без каких-либо дополнительных соглашений. Она может использоваться для удостоверения подлинности любого документа, например, в налоговых органах, на торговых онлайн-площадках, в судах и т.д. Технология КЭП находится под управлением ФСБ, а подписи можно получить только в уполномоченном Минфином удостоверяющем центре, например, в Удостоверяющем центре «Контура».

Неквалифицированная электронная подпись — НЭП

Как и в случае с КЭП, для создания НЭП используется криптографический алгоритм. Однако эта подпись менее защищена, поскольку ее выдают все органы сертификации, в том числе неаккредитованные. Поэтому, чтобы признать ее действительность, договаривающиеся стороны заключают специальное соглашение.

Простая электронная подпись — ПЭП

Эта ЭП подтверждает только факт того, что ее оставил конкретный человек: ПЭП — это SMS-код от банка и связка «логин-пароль» к личным кабинетам для различных сервисов Документ, подписанный ПЭП, не принимается государственными органами. Однако их можно использовать для ведения бизнеса с партнерами и клиентами, если это заранее оговорено.

Технология электронного документооборота позволяет в том или ином виде подписать цифровой подписью файл любого формата — в Диадоке в основном используется КЭП, что визуализируется в виде синей печати на документе, содержащей информацию об операторе и сертификат цифровой подписи.

Виды электронного документооборота

Системы электронного документооборота включают в себя, в зависимости от их назначения

Внутренний ЭДО — внутренний обмен документами между сотрудниками и руководителями.
Внешний EDI, который представляет собой обмен документами с торговыми партнерами или странами.

Виды электронного обмена документами также классифицируются по сфере применения. Бухгалтерский ЭДО — для бухгалтерских документов; кадровый ЭДО — для кадровых документов; складской, технический ЭДО и т.д.

Подробнее о том, как происходит отправка электронных документов в Диадок, смотрите в видеоролике.

Разобраться в том, как работают компьютерные технологии и сервисы для электронного документооборота, помогут бесплатные онлайн-курсы Диадока. Там же можно найти полезную информацию.