Табель учета рабочего времени — это документ, в котором фиксируется, сколько времени отработал каждый сотрудник. Он необходим для проверки состояния работы и перерывов, расчета заработной платы и составления статистических отчетов.
17 ноября 2022 Автор(ы): Наталья Иванова
Чем предусмотрен табель
Статья 91 Трудового кодекса РФ гласит, что работодатель обязан вести учет рабочего времени сотрудников. Табели учета рабочего времени должны быть во всех учреждениях, независимо от формы собственности. Если такой документации нет, то наказывается как юридическое лицо, так и работник.
Постановлением № 2 Национальной статистической комиссии от 1 мая 2004 года установлены две формы учета рабочего времени — Т-12 и Т-13. Если учет рабочего времени и расчеты с работниками ведутся раздельно, то допускается самостоятельное применение раздела 1 формы Т-12 без заполнения раздела 2 о расчетах с работниками. Форма Т-13 применяется при расчете рабочего времени.
С 1 января 2013 года формы, утвержденные Постановлением, являются необязательными. Это означает, что организации вправе самостоятельно создавать формы бухгалтерской отчетности с учетом специфики и направления своей деятельности.
Важно!
Приказом Минфина № 52н от 30 марта 2015 года утверждена рабочая таблица для финансовых организаций (организаций государственного сектора) по ОКУД 0504421. Поскольку данный документ отражает специфику деятельности в финансовом секторе, форма носит отраслевой характер. В форму необходимо внести различные коды, относящиеся к учебным и академическим отпускам.
Кто и когда его заполняет
В бухгалтерских организациях непосредственные руководители назначают сотрудников, ответственных за ведение учета. Как правило, это ответственные за структурные подразделения. Назначение ответственного производится в момент оформления заказа.
Компетентные сотрудники знакомятся и подписывают данный контрольный документ.
В организациях с большим количеством сотрудников создается отдельная должность табельщика. Такой сотрудник оформляет документ и передает его в отдел кадров, откуда отчет направляется в бухгалтерию.
Общий порядок обеспечения правильного составления табелей учета рабочего времени в бухгалтерии следующий.
- Редактирование и ведение специально уполномоченными лицами,
- Подписано руководителем службы компетенции и кадровой службы,
- Отправка Казначею.
Этот документ составляется ежемесячно для структурных подразделений (отделов, секторов, школ), для отдельных подразделений и для организации в целом. Его следует открывать за два-три дня до начала расчетного периода с учетом данных за предыдущий месяц. Формат рабочих листов для государственных органов, бюджетов и автономных организаций определяется приказом Министерства финансов.52n
Это полезно для вас: зачем это нужно и как составить рабочую программу
Сколько его хранить
Срок хранения работ, помещенных в специальную папку с листами, составляет один год. По завершении работы документ переносится в папку, которая хранится не менее пяти лет или 75 лет, если нет вредных или опасных условий труда.
Как заполнить табель в бюджетной организации
Для каждого рабочего дня любой продолжительности, независимо от режима работы, установленного на объекте, записываются два варианта.
- Непрерывная запись присутствия и отсутствия,
- регистрация отклонений, когда фиксируются только прогулы и опоздания.
Учреждение само решает, как оформлять рабочий лист — автоматически на бумаге или вручную на бумаге. Способ заполнения определяется локальным актом организации при формировании директивных счетов. Варианты записи данных зависят от условий труда, применяемых в организации.
Если продолжительность рабочего дня остается неизменной, регистрируются только отклонения. Если используется централизованная бухгалтерия (когда количество рабочих часов в разные дни или смены различно), применяется сплошная запись.
При составлении документации следует учитывать рекомендации по использованию и оформлению моделей, утвержденных порядковым номером.52n Отклонения при использовании установленного внутреннего трудового распорядка или стоимости рабочего времени фактически подлежат регистрации.
В отношении каждого работника ведется учет отклонений от нормальной продолжительности рабочего времени, учет отклонений и особенностей работы в ночное время.
Отчеты составляются на копии. Если заполняется электронная форма, то для подписи необходимо распечатать бумажную копию.
Утвержденные Казначейством формы справочных карточек имеют несколько специализаций в оформлении. Ниже приведено, как заполнить форму 0504421 Лист 2025 для работников бюджетной сферы.
- На лицевой стороне обложки указывается марка органа, а также присвоенный ему цифровой код,
- При внесении изменений указывается код модификации.
- выделена колонка для регистрации информации о промежуточном комплекте.
Важные правила при заполнении табеля
При заполнении формы необходимо придерживаться установленных стандартных правил.
Если в течение одного дня у сотрудника наблюдаются два вида отклонений, они должны быть указаны в виде десятичной дроби в нижней части строки следующим образом.
- Числитель — тип отклонения,
- Знаменатель — рабочее время.
Если за день произошло более двух отклонений, фамилия сотрудника должна быть повторена.
В рабочем листе должно быть указано следующее.
- Количество отсутствующих дней и время отсутствия (присутствия),
- Количество сверхурочных часов с указанием вида сверхурочной работы (например, праздничная, ночная и т. д.).
Какие обозначения использовать при заполнении
Используйте буквенно-цифровые коды. Для удобства рекомендуется вводить на рабочем листе один и тот же тип кода.
Выходные и праздничные дни
Ночная работа
Постоянные и временные отпуска
Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность в связи с родами
Разрешение родителей
С отгулами
Отсутствие на работе с разрешения руководства
Разрешение на посещение школы
Дополнительные занятия с 1 по 3 класс
Дополнительные занятия после уроков
Дополнительные занятия для 4-11 классов
Работа в праздничные дни
Фактическое рабочее время
Подробнее: анализ сокращений в рабочих таблицах
Пошаговое заполнение табеля для бюджетной организации
На примере формы 0504421 приведено пошаговое руководство по созданию рабочей таблицы в Excel.
Шаг 1: Отформатируйте заголовки, указав следующее.
- Полное название учреждения, как оно указано в документе учреждения,
- Код по справочнику ОКПО,
- В строке «Тип листа отчета» укажите «Основной» (укажите «Измененный», если документ представляет собой документ, содержащий изменения). При указании «Номер корректировки» введите «0», если документ основной, «1» — если номерной)» и далее порядковый номер корректировки).
Шаг 2 Введите серийный номер, дату создания документа и гарантийный срок.
Шаг 3 Введите основную часть.
- Группа 1 — ФИО сотрудника,
- Группа 2 — Количество сотрудников, согласно рабочему листу,
- Группа 4 — Должность сотрудника.
Далее следует раздел, в котором можно записать ежедневную посещаемость или отсутствие сотрудника (в каждом разделе две ячейки, в верхней — цифровой код, в нижней — буквенный). В этом разделе содержится информация о количестве рабочих дней и рабочих часов за полумесяц и весь месяц.
Важно!
Заявления о неявке на работу и ее причинах основываются на правильно оформленной документации.
Шаг 4: Отправьте документ на подпись.
- Должностному лицу, ответственному за назначение пенсии,
- Директору департамента,
- Сотрудникам отдела кадров.
Шаг 5: Передайте полностью оформленную документацию в бухгалтерскую фирму. Это является основой для расчета с работником.
Об авторе статьи.Наталья Иванова.Специалист по управлению персоналом, юрист.
В 1996 году окончила ШГПИ по специальности «преподаватель английского и русского языков», в 2003 году — Московскую академию права и управления по специальности «юрист», в 2007 году — Российскую академию народного хозяйства, факультет государственной службы по специальности «административный менеджмент».