С 1 сентября 2021 года вступает в силу новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приложение 2 к Приказу Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н) (далее — Порядок). Также скорректирован формат трудовой книжки (Приложение 1 к Приказу № 320н). Ниже приводится обзор наиболее важных изменений.

Далее следует краткий обзор наиболее важных изменений.

Приказом № 320н, в соответствии с которым был утвержден данный порядок, с 9 января 2021 года отменяются следующие документы

Порядок определения срока предоставления услуги в случае утраты документов в связи с чрезвычайной ситуацией. Утвержден постановлением Министерства труда Российской Федерации от 24 июня 1994 г. № 2, 50,
Инструкция по заполнению трудовой книжки, утвержденная постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г.69.
Приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 588н, вносящий изменения в инструкцию по заполнению трудовых книжек.

Однако следует отметить, что Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 2: ст. 225 «О трудовой книжке» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланка трудовой книжки и предоставления его работодателю, далее — Правила) не было отменено Постановлением № 320 н. Более того, документ не был отменен Постановлением № 320 н. 320 н. Кроме того, указанный документ включен в перечень нормативных правовых актов, освобожденных от требований об отмене после 1 января 2021 года, установленный Федеральным законом от 31 июля 2020 года № 247-ФЗ. соблюдение обязательных требований, содержащихся в данном документе, оценивается при осуществлении государственного контроля (надзора). Оценка соблюдения обязательных требований, содержащихся в настоящем документе, осуществляется в ходе его применения, а их несоблюдение может являться основанием для привлечения к административной ответственности (постановление Правительства Российской Федерации от 31 декабря 2020 г. № 2467).

Форма трудовой книжки

В новой форме трудовой книжки меньше полей для записи сведений о наградах, но больше полей для записи сведений о работе. В таблице ниже показано, как изменилась структура трудовой книжки (врезка).

Содержание.

Было (пробел)

Заполнено (количество страниц)

Информация о выпуске (рабочая тетрадь)

Информация о рабочих местах (вкладыш)

Информация о наградах (вкладыш)

Порядок ведения трудовой книжки

Менеджерам по персоналу следует обратить внимание на следующие изменения в этом разделе

Добавлено пояснение по удаленной работе. По просьбе надомника работодатель обязан внести в трудовую книжку информацию о его трудовой биографии. Однако для этого трудовая книжка должна быть в наличии в отделе кадров, в том числе иметь возможность быть направленной заказным письмом с уведомлением (раздел 2 Порядка).

Согласно пункту 3 Порядка, с сентября 2021 года запись в трудовой книжке может быть сделана полностью или частично с помощью технических средств, то есть с использованием печати (штампа).

Раздел 2 процесса «Заполнение данных о работнике» предусматривает только внесение изменений (дополнений) в титульный лист новой учебной тетради, без удаления предыдущих записей, которые вносятся с добавлением существующих записей (если они уже имеются) или заполнением соответствующих записей в строку (пункт 8 процедуры ). Однако в разделе 5 «Особенности заполнения книжки» «есть уточнение: названия видов и уровней образования, записанные в документе, соответствуют действующему законодательству об образовании (основное общее, среднее общее, среднее специальное, высшая квалификация по направлению подготовки)). Они могут быть зарегистрированы только на основании документов об образовании — аттестатов, свидетельств или дипломов (п. 28 (п. 28в Порядка»)).

Однако запись о неполном образовании соответствующего уровня не производится — в данной процедуре нет никакой информации об этом.

Работодатель обязан вносить все записи о приеме на работу и награждении в трудовую книжку в течение пяти рабочих дней со дня присвоения очередной постоянной должности, квалификации, события и отбытия срока — даты увольнения. Список должен быть составлен на основании ранее изданных приказов (например, о приеме на работу, переводе, награждении) или документов о квалификации и должен соответствовать тексту приказа или документа (п. 9 Порядка).

ПРИМЕЧАНИЕ: В соответствии с частью 4 статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации сведения о взысканиях в трудовую книжку могут не заноситься.

Пункт 11 Порядка регламентирует особенности заполнения «трудовой книжки» работников частей. В зависимости от потребностей таких работников запись в трудовой книжке может производиться на условиях неполного рабочего времени.

Если от работника требуется регистрация в регистре занятости по совместительству, а он не работает в таком регистре, он может обратиться к работодателю, у которого он работал по совместительству.

Работодатели могут регистрироваться в книге учета трудоустройства как в хронологическом порядке, так и группами (одновременный прием и увольнение) после каждого организационного увольнения на основании документов, содержащих сведения о приеме на работу и дате окончания срока действия трудового договора.

Советуем прочитать: До какого возраста выплачиваются алименты на ребенка

Если сотрудник работал по совместительству в другом месте до того, как устроился на постоянную работу, последний работодатель может зарегистрировать его в трудовой книжке.

Другими словами, «постоянный» работодатель имеет право зарегистрировать совместительство в трудовой книжке постоянного работника — при условии, что он предоставит подтверждающие документы. Однако некоторые работодатели также имеют право записывать соответствующую информацию в «трудовую книжку».

Обращаем внимание на пункт 14 процесса. Он регламентирует соблюдение требований S O-Caled Service Books. Таким образом, регистрация профессиональных исполнителей услуг в виде государственных полисов и муниципальных услуг фиксируется в трудовой книжке по месту оказания услуг с учетом положений соответствующего федерального закона и иных нормативных правовых актов, принимающих процесс оказания услуги.

Помимо сведений, составляющих государственную тайну, информация о трудовой деятельности фиксируется в трудовой книжке по месту оказания Услуги, если соответствие (выдача) трудовой книжки предусмотрено соответствующим федеральным законом.

Сокращено количество «наградных» полей, но определена тематика сведений о наградах за трудовые заслуги (поощрения). Информация о наградах: государственные награды, в том числе почетные звания — грамоты Президента РФ и Правительства РФ, федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов, сертификаты, грамоты и работодателей — и другие виды поощрений, предусмотренные законодательством РФ, коллективным трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, законами и отраслями (ст. 25 Порядка). иные виды поощрения, предусмотренные отраслевым законодательством.

Порядок также разъясняет ситуации, когда меняется название организации, а соответствующая запись в журнале регистрации трудоустройства неверна.

Так, если запись об увольнении или переводе на другую работу недействительна, то по письменному заявлению работника ему будет выдана копия трудовой книжки по месту работы, где была допущена ошибка. С этой копии будут перенесены все записи, кроме ошибочной, а неточность будет заменена правильной формулировкой.

Если организация, внесшая неправильную или неточную запись, реорганизуется, то исправление производится ее правопреемником, а если организация ликвидируется, то исправление производится новым или перемещенным работодателем по новому месту работы. Последняя запись вносится в трудовую книжку на основании соответствующей документации (статья 30 Порядка).

Порядок выдачи трудовой книжки

При увольнении работника записи в его трудовой книжке заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение книжки, и печатью работодателя (отдела кадров) при ее наличии (ст. 36 Порядка). При этом требования о том, что данные журнала должны быть заверены подписью работника, нет. Однако, согласно статье 41 Положения, при получении служебной книжки в связи с увольнением работник должен не забыть расписаться и заполнить личную карточку и книгу передачи служебной книжки.

Статьи 34-36 Порядка определяют сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку В случае увольнения — в последний день работы (в этот день вносится запись об увольнении). В течение трех рабочих дней со дня получения заявления работника о выдаче трудовой книжки или о переходе на электронный вид трудовой книжки.

Порядок хранения трудовых книжек

В этот порядок не включено правило, согласно которому для хранения трудовой книжки и вкладышей в нее используется книга учета поступлений и расходов, а также книга учета движения трудовой книжки и вкладышей в нее. Иными словами, работодатели обязаны хранить трудовые книжки, бланки трудовых книжек и вкладышей в них (статья 39 Порядка). Однако они не обязаны использовать трудовые книжки для учета движения приходных и расходных документов, трудовые книжки и вкладыши к ним. Согласно статье 40 Порядка, работодатели обязаны самостоятельно вести книги (дневники) по вышеуказанным видам учета.

Советуем прочитать: Сайт мои документы

Требования к этим книгам (дневникам) установлены статьей 40 Порядка. При учете передачи трудовых книжек сведения о порядке и нумерации заносятся в трудовые книжки, полученные работником, а также в трудовые книжки и вкладыши, повторно выданные работнику. В книгу (дневник) учета бланков трудовых книжек и вкладышей вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и выдачей бланков и вкладышей, с указанием порядка и номера каждого бланка. Вышеуказанные бухгалтерские документы должны быть пронумерованы подстрочником, подписаны руководителем организации и скреплены печатью организации (при наличии). Обратите внимание, что печать или штамп не требуются.

В то же время разрешается использовать журналы учета (дневники). Работодатели, у которых нет времени на создание новой формы, могут вносить записи в существующий стандартный журнал.

По мере выдачи каждого вкладыша в журнале ставится штамп «выдан вкладыш», записывается порядок и количество вкладышей. Эта запись должна быть сделана на титульном листе трудовой книжки, а если там нет места, то на титульном листе первого вкладыша (статья 33 Порядка).

Таким образом, изменяется количество листов в «трудовой книжке». Данная процедура позволяет проводить регистрацию с использованием технических средств. Скорректирована информация об обучении, добавлен алгоритм хранения трудовых книжек для государственных служащих, совместителей и «дистанционщиков». В процедуре прописаны действия, которые необходимо предпринять в случае обнаружения недостоверных сведений, внесенных в трудовую книжку. Установлен новый срок, в течение которого работодатель обязан выдать трудовые книжки работникам. При выдаче трудовых книжек и вкладышей не обязательно использовать кассовую книгу или книгу операций, но трудовые книжки и вкладыши должны быть учтены.

Новая форма трудовой книжки с 2025 года: порядок заполнения

Новый формат книг выдачи вступит в силу с 2025 года. О порядке заполнения и нюансах хранения будет сообщено дополнительно.

Новый формат регистра профессий вступит в силу с 1 января 2025 года, а в № 320N от 19 мая 2021 года прописан новый формат регистра трудоустройства, а также вкладыши, которые будут в нем появляться, и порядок их хранения и архивирования.

Для чего нужен новый бланк

С 2021 года бумажные трудовые книжки больше не будут выдаваться работникам, впервые принятым на работу. Для «старых» сотрудников, которые не захотели переходить на электронную версию трудовой книжки, кадровые службы будут продолжать хранить ее в бумажном виде.

Когда будут использоваться новые формы?

Новые формы трудовой книжки будут использоваться в следующих случаях

Сотрудник потерял бумажную трудовую книжку и подал заявление с просьбой выдать ему дубликат.
В трудовой книжке сотрудника есть неправильная запись, и он попросил выдать дубликат в соответствии с приказом № 30, ст. 320Н.
Места в старой книжке не хватило. Приложения для последующей регистрации должны быть оформлены на новом бланке.

Только в этом особом случае работодателю понадобятся трудовая книжка и вкладыш новой формы. Заменять трудовые книжки, хранящиеся по старой форме, на новые не нужно.

Внедрение электронного кадрового документооборота Taxcom сокращает время, затрачиваемое отделом кадров на создание, обработку и получение документов, а также на подписание документов руководителями и всеми сотрудниками. Кроме того, KEDO экономит деньги на доставке документов, их хранении, бумаге и оргтехнике.

Что изменилось

В целом изменения носят технический характер. Ниже перечислены пункты, в которые были внесены изменения

Вводятся только завершенные документы об образовании.
Рядом с местом для печати появилась пометка «при наличии». Это устраняет противоречие с действующим законом, согласно которому организации не обязаны иметь печать. В колонку «Фамилия» добавлено примечание «при наличии».
Больше полей будет содержать информацию о проекте и меньше — о награде. Раньше их было поровну, а теперь — 14 и 7 соответственно.
В графу 3 таблицы «Сведения о работе» добавлена информация о том, что заполнять нужно не только положения закона, но и части статей.
Аналогичные изменения внесены в обложку вкладыша. Вкладыш также содержит 12 страниц информации о работе и пять страниц информации о наградах.

Советуем прочитать: Что делать, если банк отказывает в рефинансирование потребительского кредита

Правила заполнения

Общие правила обозначены тем же порядковым номером.320H:.

Для заполнения используйте светостойкие синие, черные или фиолетовые чернила. В соответствии с разделом 3 Порядка для часто повторяющихся записей можно использовать штампы. Например, при поступлении на работу, переводе или увольнении.
Сокращения не принимаются, все слова пишутся по буквам.
Даты описываются цифрами. Числа и месяцы состоят из двух цифр, а годы — из четырех цифр.
Регистрация осуществляется на основании личных (бланк заказа) и индивидуальных (паспорт, диплом) документов.
Срок оформления не должен превышать пяти рабочих дней с момента издания приказа работодателя. Существуют два исключения. Информация об увольнении вносится в тот же день, а запись о приеме на работу — на шестой рабочий день в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ.

Работать с KEDO от Taxcom удобно и просто.

Сотрудникам выдаются электронные подписи.
Для сотрудника создаются документы ЭДО.
HR-специалист создает документ в сервисе и отправляет его сотруднику на проверку и подпись.
Сотрудник подписывает документ, нажав кнопку в мобильном приложении или на своем компьютере.
Сотрудники HR-службы отслеживают статус документа в режиме онлайн.

Кто изготавливает

С 1 января 2025 года вступает в силу еще один нормативный акт. Приказ Казначейства № 2 от 4 ноября 2022 года № 55н «Об утверждении порядка подготовки и предоставления работодателям бланков трудовых книжек».

Нововведения данного приказа:.

Бланк рабочей тетради является защищенной печатной продукцией (ЗПП) и имеет уровень защиты «B». Это минимальный уровень защиты среди защищенной печатной продукции. Однако такая продукция изготавливается только в соответствии с установленными техническими требованиями.
Организации, имеющие соответствующую лицензию, могут публиковать и продавать такую ЗПП. Это означает, что новые бланки трудовых книжек должны быть приобретены у производителя, имеющего такое право.

Отдельные ситуации

Документальные бланки трудовых книжек хранятся только по требованию работника и представляются им работодателю. Это определено в разделе 2 Порядка.

Подключение KEDO от Taxcom позволяет оформлять кадровые документы по удаленным работникам без длительного ожидания и потери оригиналов документов.

Работа по совместительству оформляется по основному месту работы сотрудника в соответствии с его пожеланиями. Для этого необходимы документы, подтверждающие факт дублирования, в основном трудовой договор. Для таких работников хронологический порядок заполнения трудовых книжек не требуется. Можно записывать каждое рабочее место блоками.

Как хранить

Работодатели должны вести учет трудовых книжек, которые они ведут, а также пустых бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Об этом говорится в пунктах 39 и 40 процедуры.

Ранее для этих целей использовались утвержденные формы.

Книги для записи движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Книга ввода-вывода для записи бланков.

С 1 сентября 2021 года эти формы перестанут быть обязательными. Работодатели могут использовать формы, разработанные ими самостоятельно. Однако если эти книги уже существуют, их можно хранить до тех пор, пока они не будут распроданы.