Необходимо оформить отношения с удаленным сотрудником в письменном виде, чтобы права и обязанности обеих сторон были четко определены. Работодатели могут выбрать один из нескольких способов подписания такого соглашения, например, личное подписание в офисе работодателя или с помощью электронных документов.
Для тех, кто предпочитает удобство удаленных процессов, электронные подписи являются приемлемым методом, при условии, что подписанные документы соответствуют требованиям законодательства. Убедитесь, что способ подписания четко оговорен в договоре, и укажите, какие подписи используются — физические или цифровые — и как они должны быть проверены.
Если договор подписывается в офисе работодателя, то и работодатель, и сотрудник должны присутствовать, а подпись должна быть засвидетельствована в соответствии с правилами компании. Кроме того, имейте в виду, что электронные соглашения должны соответствовать местным правовым стандартам цифровой подписи, включая использование сертифицированных электронных подписей, когда это необходимо.
Работодатели должны убедиться, что все необходимые документы составлены и готовы к подписанию, будь то в электронном виде или лично. В этих документах должны быть прописаны объем работы, условия вознаграждения и ожидания обеих сторон, не оставляя места для двусмысленности.
Варианты подписания соглашения
Для работодателей и сотрудников существует несколько способов оформления соглашения в зависимости от обстоятельств. Одним из вариантов является подписание в офисе, когда обе стороны физически присутствуют при подписании документов. Однако это не всегда возможно в случае удаленных соглашений. В таких случаях эффективную альтернативу составляют электронные подписи. Работодатели должны убедиться, что платформа для электронной подписи соответствует правовым стандартам, например, обеспечивает функции аутентификации и неотказуемости.
Соглашение должно быть подписано работодателем и работником, что подтверждает взаимное согласие с изложенными условиями. Как физические, так и электронные подписи имеют обязательную юридическую силу при условии, что они отвечают необходимым требованиям по проверке подлинности, таким как проверка идентификации в случае использования цифровых методов.
При использовании электронных документов обе стороны должны обеспечить надлежащее хранение и легкий доступ к подписанным файлам. Работодатели должны вести учет подписанных документов в соответствии с применимыми законодательными требованиями, которые могут варьироваться в зависимости от юрисдикции. Если соглашение подписывается в офисе, его печатные копии должны храниться в надежном архиве для последующего использования.
В офисе работодателя
Процесс подписания в офисе работодателя предполагает личное взаимодействие, когда все необходимые документы могут быть представлены для ознакомления и согласования. В такой обстановке сотрудник подписывает физические копии документов, которые затем хранятся у работодателя.
Работодатели должны убедиться, что работнику предоставлено достаточно времени для ознакомления с условиями, изложенными в соглашении, до его подписания. Если обе стороны удовлетворены условиями, работодатель может предоставить подписанный документ сотруднику для ознакомления. Этот процесс часто является предпочтительным благодаря прямому взаимодействию и немедленному подтверждению.
Для сотрудников, находящихся в удаленном месте или не имеющих возможности присутствовать лично, можно предложить варианты электронного подписания. В таких случаях электронная версия соглашения должна предоставляться с помощью защищенных цифровых платформ, соответствующих местным нормативным требованиям к удаленному подписанию.
Работодатели должны убедиться, что все соответствующие стороны заранее проинформированы о процедуре подписания и что работнику оказана необходимая поддержка для полного понимания соглашения, прежде чем он примет на себя обязательства.
Электронные документы
Для эффективного и юридически обязательного подписания документов общепринятым методом стали электронные документы. При работе с трудовыми договорами работодателю и работнику важно обеспечить четкое изложение всех условий и электронную подпись.
Работодатели должны предложить безопасную платформу для подписания документов. Обе стороны должны иметь доступ к средствам цифровой подписи, соответствующим Закону об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (ESIGN) или регламенту eIDAS, в зависимости от их местонахождения. Эти законы признают электронные подписи юридически равнозначными рукописным.
Подписанный документ должен быть легко доступен для обеих сторон. Работодатели должны хранить все электронные документы в формате, который не подлежит редактированию, например PDF, чтобы предотвратить несанкционированные изменения. Кроме того, эти документы должны быть снабжены временными метками, чтобы подтвердить точное время подписания.
Работодатели также должны убедиться, что система, используемая для управления документами, соответствует нормам защиты данных, таким как Общее положение о защите данных (GDPR) в ЕС, обеспечивая конфиденциальность и безопасность информации о сотрудниках.
Существуют различные платформы для управления процессом подписания документов, начиная от базовых систем проверки электронной почты и заканчивая сложными решениями для электронной подписи, такими как DocuSign или Adobe Sign. Выбор платформы зависит от конкретных требований работодателя и масштаба деятельности.
Прежде чем приступить к использованию электронных документов, обе стороны должны договориться о конкретном способе подписания, а любые изменения в процессе подписания должны быть четко оговорены во избежание будущих споров.